Een steentje bijdragen

Randvoorwaarden

Dit spel is geschikt:

• Voor samenwerkingen die weten welke projecten/activiteiten zij willen realiseren en hier een plan van aanpak voor willen maken.
• Voor samenwerkingen die weten welke projecten/activiteiten zij willen realiseren en een scherp beeld willen krijgen van wat verschillende partijen hieraan kunnen bijdragen.
• Voor samenwerkingen waarbij sommige partijen zich afvragen of de geformuleerde ambities haalbaar zijn met de huidige beschikbare middelen.

Zo speel je het

Doel in het spel:

Je schrijft namens jouw organisatie op welke ‘middelen’ de organisatie kan bijdragen aan de samenwerking. Tevens worden alle beoogde projecten en activiteiten geïnventariseerd. Als groep maak je vervolgens de puzzel  welke projecten met deze middelen gerealiseerd kunnen worden.

Spelverloop:

Voorbereiding

• Leg het doel van het spel en het doel in het spel uit (zie hierboven)
• Geef iedere deelnemer een aantal kaarten van dezelfde kleur. Dit worden de ‘middelenkaarten’.
• Vraag elke deelnemer vier dingen op de kaarten te schrijven die zij, als organisatie, kunnen bijdragen aan de samenwerking. Dit zijn de middelen (let op! één middel per kaart). Deze middelen kunnen abstract zijn, zoals “geld”, “denkkracht”, “manuren”, “een goede infrastructuur”, of specifiek zoals “€ 10.000”, “IT-kennis”, “1ft projectleider” of “vergaderkamers”. Moedig deelnemers aan zo specifiek mogelijk te zijn.
• Verzamel alle middelenkaarten en leg ze apart.
• Ga nu naar de ‘projectkaarten’ (zie de toelichting bij ‘benodigdheden’). Als je vooraf al projectkaarten hebt gemaakt licht je deze toe. Als dit vooraf niet mogelijk was, vraag je de deelnemers de projectkaarten te formuleren, bij voorkeur plenair, en schrijf je elk project op een kaart van een andere kleur dan de middelenkaarten.

Aan de slag

• Schud de middelenkaarten en leg ze open op de tafel.
• Schud de projectkaarten en leg ze op een andere stapel met de tekst naar beneden op tafel.
• Kies een willekeurige projectkaart en leg die open naast de middelen.
• Vraag de deelnemers als groep te bedenken welke middelen ze kunnen inzetten om de projectkaart te realiseren en laat deze middelen bij de projectkaart leggen.
  • Indien er geen passende middelen tussen de middelenkaarten liggen, vraag de deelnemers dan een nieuwe middelenkaart te maken en naast de projectkaart te leggen. Gebruik hiervoor een andere kleur papier/ kleur pen, zodat duidelijk is dat deze middelen nog ontbreken.
• Het spel eindigt als alle projectkaarten besproken zijn of als er geen tijd meer is.
• Toets of iedereen zich kan vinden in de verdeling van de middelen en of ze aan het project willen bijdragen. 

Benodigdheden

• Kleine stukjes papier (bijvoorbeeld flashcards, A6-kaarten of stroken papier), in drie kleuren
• Stiften of pennen in dezelfde kleur
• Ter voorbereiding: probeer als spelbegeleider inzicht te krijgen in de projecten/activiteiten die de samenwerkingspartijen wil bereiken. Deze projecten worden op kaarten van een van de drie kleuren geschreven en worden de ‘projectkaarten’ genoemd. Als het niet mogelijk is dit vooraf te doen, doe je het tijdens het spel met de groep.

Voor de spelbegeleider

Algemene aandachtpunten:

• Deelnemers mogen middelen wisselen van het ene naar het andere project.
• Deelnemers mogen een tweede, identieke kaart voor een middel maken als ze dit middel voor twee verschillende projecten nodig hebben. Vraag dan wel of ze genoeg van dit middel hebben voor twee projecten.
• Het is belangrijk het tempo hoog te houden. Een discussie die ingaat op details is voor het vervolg.
• Als er middelen op een hoog abstractieniveau worden genoemd, zoals “geld” of “manuren”, kan doorgevraagd worden hoeveel geld dit precies is, om de middelen specifieker te maken.
• Blijf de groep vragen of alle middelen die de projecten realistisch gezien nodig hebben op tafel liggen. Herinner hen eraan dat ze zo nodig extra kaarten van een andere kleur kunnen pakken om extra middelen voor specifieke projecten toe te wijzen.

Voorbeeldvragen voor de reflectie:

In het spel

• Hoe was het om op deze manier na te denken over de middelen die je in kunt en wilt zetten? Was het lastig om middelen concreet te benoemen?
• Waren jullie het onderling snel eens over de projecten die op de kaarten moesten komen?
• Hoe verliep het proces om middelen aan projecten toe te kennen? Leidde dat tot veel discussie?

Over het spel

Vraag deelnemers naar het geheel te kijken:

• Hoe is de verdeling van middelen aan projecten?
• Zijn de projecten gezien de beschikbare middelen realistisch?
• Zijn er projecten waarvoor middelen (deels) ontbreken?
• Is er een balans in de inbreng van middelen door partijen?

Uit het spel

• Wat betekent dit geheel voor de samenwerking?
• Brengen partijen gezamenlijk voldoende in om de projecten succesvol gezamenlijk uit te kunnen voeren?
• Is het nodig om scherpere keuzes te maken, te prioriteren, of om extra te investeren?

Achtergrond bij het spel

Partijen werken samen om een ambitie te bereiken die ze alleen niet kunnen bereiken. Maar hoe organiseer je met elkaar dat die ambitie ook realiteit wordt? 

Het soort ambitie dat je met elkaar hebt, bepaalt in grote mate het type samenwerkingsafspraken die je nodig hebt. Voor kennisuitwisseling is een kort document van wellicht maar één pagina met een paar spelregels al voldoende. Terwijl bij de ontwikkeling van een innovatief product eerder uitgebreide contracten en financieringsafspraken nodig zijn om alle acties, risico’s en verantwoordelijkheden tussen partijen vast te leggen. Anders gezegd, hoeveel je moet organiseren hangt af van hoe groot en complex de ambities zijn die je met elkaar wil realiseren. En die ambities bepalen weer wat alle partijen moet bijdragen aan de samenwerking.

Een steentje bijdragen maakt op snelle en eenvoudige manier inzichtelijk wat we willen dat er gebeurt én wat we er voor over hebben. Een waardevol element in het spel is het loskoppelen van projecten of activiteiten en middelen. Veel traditionele planningsprocessen gebruiken projecten als het beginpunt en wijzen middelen van organisaties en individuen toe aan het project. Dit spel keert de volgorde om: we bepalen eerst wat we in kunnen en willen brengen en kijken vervolgens wat we daarvoor kunnen realiseren. Dit daagt deelnemers uit om hun plannings- en organisatieproces vanuit een nieuw perspectief te bekijken en maakt zichtbaar wat realistisch is en welke ambities met de huidige beschikbare middelen wellicht niet haalbaar zijn.