BASS: Bewust Aandacht voor een Succesvolle Samenwerking

Vraagstuk

Je verwacht het niet gelijk: een commercieel bouwbedrijf dat werkt met samenwerkingsexperts. Tijdens contractbesprekingen hebben we het altijd over inhoud en techniek, maar een goede samenwerking is minstens zo belangrijk, stelt projectcoördinator Chantal van Ravesteijn. Daarom ontwikkelde Heijmans BASS: Bewust Aandacht voor een Succesvolle Samenwerking’. 

“Bij prestatiecontracten was er vanuit de opdrachtgever altijd veel vertrouwen in onze technische en inhoudelijke kennis, maar we merkten dat opdrachtgevers steeds meer de behoefte kregen dat ook de samenwerking soepel verliep. Er was meer en meer vraag naar de ‘zachte kant’”, vertelt Chantal. “We deden zelf al wel het één en ander op dit gebied, maar we hebben ons verdiept in het gedachtegoed van samenwerken en hebben dat aangevuld met concrete handvatten”, legt Chantal uit.

Oplossing

BASS als fundament

Dat beviel zo goed, dat Heijmans de aandacht voor een goede samenwerking wilde borgen in het bedrijf en de dienst BASS (voorheen ‘meetbare samenwerking’) oprichtte. De dienst bevat zeven medewerkers die zijn opgeleid tot heuse samenwerkingsexperts. Zij begeleiden interne en externe samenwerkingen. Zij werken op drie verschillende niveaus: bij een startende samenwerking, een langlopende samenwerking of bij management drive-sessies – samenwerkingen waar vanwege de complexiteit er meer kennis en ervaring nodig is op het gebied van samenwerking. 

Relatie en ambitie

De projectcoördinator vervolgt: “Onze experts doen dit naast hun gewone werkzaamheden. We vinden het belangrijk dat de experts met één been in de organisatie staan, omdat zij klanten goed begrijpen.” Hoe pakken zij dit aan? De samenwerkingsexperts begeleiden het proces van intake tot evaluatie. Daarbij zijn de vijf condities van Common Eye-model leidend. Chantal: “Tijdens de intake inventariseren we de behoefte van de klant en daarna maken we een draaiboek met een planning en afspraken. Vervolgens houden we een sessie over de onderlinge relaties en gezamenlijke ambitie. We merken dat die bijeenkomst veel oplevert: elkaar leren kennen en de ambitie van de samenwerking formuleren is essentieel voor een succesvol verloop van het proces. Daarna houden we een zogenaamd ‘halen-brengen-gesprek’. Wat zijn ieders behoeften en belangen, wat heb je nodig van de ander, waar liggen misschien wel de frustraties? We stellen een zogenaamde roadmap op waarin alle stappen worden vastgelegd zodat deze echt nageleefd kunnen worden. En tijdens het hele proces evalueren we natuurlijk steeds of we op de goede weg zitten.”

Opgeleverd

Lastige situaties overwinnen

Over het algemeen zijn klanten verrast dat Heijmans op deze manier werkt. “Sommige klanten zijn afwachtend en reageren met ‘ik ben benieuwd wat het zal brengen’, of ‘is het wel echt nodig?’”, vertelt Chantal. “Maar als we uitleggen dat de kans op succes wezenlijk groter is en het helpt om door lastige situaties heen te komen, zijn klanten vaak overtuigd. En let wel: het is niet verplicht om deel te nemen.” Na afloop is bijna iedereen enthousiast. Het levert hen – ook op zakelijk vlak – nieuwe inzichten op en het is betekenisvol dat teamleden elkaar kunnen helpen. Chantal: “‘waarom hebben we dit niet eerder gedaan?’ en ‘dit proces was geweldig’, horen we dan achteraf.”

Heijmans heeft door de trainingen een mooie ‘gereedschapskist’ ontwikkeld die als basis dient. “Maar we breiden de kist ook uit met eigen werkvormen die aansluiten op de behoeften van de groep. Daar is durf voor nodig. Dat gaat ons, om eerlijk te zijn, steeds beter af.” Chantal blikt tevreden terug: “Wij zijn gelukkig dat we deze samenwerkingsexpertise in huis hebben.”

Lees meer
Naam van de klantHeijmans
SectorBouw en infra
Periode2017 tot heden