Theater van besluit

Randvoorwaarden

Dit spel is geschikt:

• Voor samenwerkingen die moeite hebben of veel tijd nodig hebben voor het nemen van besluiten
• Als oefening voor groepen mensen die al dan niet een samenwerking hebben met elkaar, om inzicht te krijgen in besluitvormingsprocessen.

Zo speel je het

Doel in het spel:

Deelnemers moeten een gezamenlijk besluit nemen over een gegeven opdracht. Iedere deelnemer heeft hierbij een andere besluitvormingsstrategie toebedeeld gekregen. Het doel van elke deelnemer is zijn strategie zo goed mogelijk tot zijn recht te laten komen, maar tegelijkertijd ook met de groep tot een gezamenlijk besluit te komen. Het spel wordt in een aantal rondes gespeeld, met steeds een andere opdracht en een andere besluitvormingsstrategie voor elke deelnemer.

Spelverloop:

• Bij zes of minder deelnemers speelt iedereen individueel. Bij zeven tot twaalf deelnemers spelen de deelnemers in tweetallen per kaart
• Geef de deelnemers een set met strategiekaarten en een set met opdrachtkaarten. De kaarten mogen nog niet worden ingezien
• Leg de groep het volgende uit:
  • Er worden drie rondes gespeeld
  • Elke ronde duurt 3 tot 5 minuten (3 minuten bij een groep tot zes deelnemers; 5 minuten bij een groep van zeven tot twaalf deelnemers)
  • In iedere ronde moeten de deelnemers een gezamenlijk besluit nemen aan de hand van een opdracht. Deze staan op de opdrachtkaarten. Bij elke ronde wordt een nieuwe opdrachtkaart gebruikt
  • Iedere deelnemer krijgt een eigen strategiekaart. Hierop staat zijn of haar besluitvormingsstrategie uitgelegd. De deelnemers moeten zich gedragen zoals op hun strategiekaart beschreven staat en gaan vanuit die rol met elkaar in gesprek. Bij elke ronde worden de strategiekaarten opnieuw geschud en verdeeld
  • De groep moet binnen de tijd een gezamenlijke keuze gemaakt hebben
• Vraag een van de deelnemers een opdrachtkaart te kiezen en deze hardop aan de groep voor te lezen
• Laat elke deelnemer een strategiekaart van de stapel pakken en geef ze een aantal minuten om de kaart goed te begrijpen
  • Voor groepen kleiner dan zes deelnemers worden niet alle strategiekaarten gebruikt. Voor het groepsproces helpt het als de ‘consensus-kaart’ in het spel is. Echter, gedurende één ronde kan het ook interessant zijn om te zien wat er gebeurt als niemand die rol heeft. Zorg dan dat in de andere rondes de consensuskaart wel wordt gebruikt
• Geef aan hoelang de deelnemers hebben om tot een besluit te komen (3 tot 5 minuten). Laat de groep het gesprek over de te maken keuze voeren. Grijp zo min mogelijk in in het gesprek. Geef 1 minuut voor tijd aan dat zij nog 1 minuut hebben om hun besluit te nemen
• Als de tijd verstreken is, vertelt de groep aan de spelbegeleider welk besluit er is genomen
• Na iedere ronde evalueer je even kort hoe het besluitvormingsproces verliep (zie voor voorbeeldvragen ‘in het spel’)
• De laatste ronde speel je ‘open kaart’: laat deelnemers hun strategiekaart hardop voorlezen en daarna open voor zich op tafel leggen. De ervaring leert dat het besluitvormingsproces ineens veel makkelijker verloopt als je elkaars voorkeursstrategieën kent en je hier (bewust of onbewust) rekening mee houdt.
   

Voorbeeldvragen voor de reflectie:

In het spel (vragen na rondes 1 en 2)

• Lukte het om tot een gezamenlijk besluit te komen? Waarom was dit makkelijk of moeilijk?
• Wat vond je van de strategiekaart die je had gekregen? Was het onwennig of voelde het juist natuurlijk om deze strategie te gebruiken?
• Wat vind je van de keuze van je groep? Sta je achter deze keuze?

Over het spel (vragen na ronde 3)

• Hoe was het om je vanuit een opgelegde strategie te moeten gedragen?
• Welke strategieën vond je het lastigst? Welke voelden het meest natuurlijk?
• Hoe verliep het besluitvormingsproces?
• Herkende je de strategieën van de andere deelnemers?
• Was er een verschil tussen de verschillende rondes? Ging het in de derde ronde makkelijker dan in de eerste twee? Hoe kwam dat?

Uit het spel (vragen na ronde 3)

• Ben je je in de echte samenwerking bewust van je eigen strategie?
• Ben je je bewust van wat voor anderen belangrijk is om tot besluitvorming te komen?
• Is het erg wanneer verschillende partijen verschillende besluitvormingsstrategieën hanteren?
• Kun je je een situatie herinneren waarin verschillende partijen totaal andere strategieën hanteerden en elkaar daarmee in de weg zaten? Of waar dit juist van meerwaarde bleek?
• Zou het in de praktijk helpen om expliciet voorkeursstrategie van partijen te bespreken? Bijvoorbeeld: willen we het maximale hieruit halen, of gaan we voor de optie die aan een set minimale eisen voldoet?
• Wat is er in dat geval voor nodig om zo’n gesprek met elkaar te voeren?

Benodigdheden

• Theater van Besluitkaarten, bestaande uit zes Strategiekaarten en zes Opdrachtkaarten 
• Flip-over of whiteboard.

Voor de spelbegeleider

Algemene aandachtpunten:

• Sommige deelnemers vinden het moeilijk om een besluit te nemen als ze naar hun idee te weinig informatie hebben over de verschillende keuzeopties. Vertel hen dan dat zij aannames mogen maken op basis van de informatie die ze voor zich hebben liggen. In de echte samenwerking heb je wellicht ook niet altijd de mogelijkheid om elk besluit te onderzoeken en analyseren
• Sommige deelnemers vinden de scenario’s lastig omdat zij geen uitgesproken mening hebben over de vraag, terwijl het spel ervan uitgaat dat ze een voorkeur hebben. Laat hen zich inleven in de rol van iemand die er bij betrokken is en wel een voorkeur heeft. Herinner hen eraan dat de keuze slechts voor een paar minuten is en dat ze het niet perfect hoeven te doen – het gaat om het oefenen met een bepaalde strategie
• Tijdens de reflectie kun je als spelbegeleider de inzichten en patronen over de besluitvormingsstrategieën op een flip-over of whiteboard schrijven.
  • Je kunt de aanvullende vraag stellen: Welke strategieën zien jullie als passend en kansrijk in jullie samenwerking? Welke lijken minder passend of effectief – en in wat voor situaties?
  • Stel een mindmap (of iets dergelijks) op met welke besluitvormingsstrategieën bij welk type situatie of type vraag het beste past
    • Voorbeeld 1: Als er speciale technische producten of diensten ingekocht moeten worden, kun je denken aan de Autoritaire Strategie: vraag een of enkele specialisten in een van de organisaties om een voorstel te doen.
    • Voorbeeld 2: Wanneer je kandidaten voor een bepaalde functie zoekt, kun je in de eerste ronde de Preselectie strategie toepassen: nodig alleen sollicitanten uit die echt de benodigde kwalificaties en certificaten hebben.
    • Voorbeeld 3: Je team wil na de bespreking buiten gaan lunchen. Misschien wil je wel de Adequate Strategie toepassen – omdat een van de teamgenoten een allergie heeft, kies je het allereerste restaurant dat je tegenkomt dat een glutenvrije optie aanbiedt
  • Maak een lijstje van gedragingen en patronen (DO's en DON'Ts) die deze groep opviel.

Achtergrond bij het spel

Binnen samenwerkingen kan het nemen van een besluit behoorlijk complex zijn. Een van de redenen is dat er binnen een samenwerking vaak geen of een beperkte mate van hiërarchie is en partijen aan tafel vaak anderen vertegenwoordigen. Een andere reden is dat we ons lang niet altijd bewust zijn van de manier waarop we überhaupt zelf tot besluiten komen. Inzicht in wat voor iemand belangrijk is om een besluit te kunnen nemen, helpt om vervolgens gezamenlijk tot een beslissing te kunnen komen.

In de sociale- en organisatiepsychologie worden verschillende besluitvormingsstrategieën en -stijlen onderkend. Hierop zijn de zes besluitvormingsstrategieën in het spel ‘Theater van Besluit’  gebaseerd.

Allereerst is er het onderscheid tussen ‘maximisers’ en ‘satisficers’ (Simon, 1956). Een maximiser is iemand die ernaar streeft een beslissing te nemen die hem de grootst mogelijke opbrengsten levert. Een satisficer – het woord komt van de combinatie ‘satisfying' en 'sufficing’, oftewel tevreden en voldoende – kiest daarentegen de eerste optie die voldoet aan een beperkte set criteria en kijkt niet naar eventuele extra’s.

Een tweede onderscheid dat wordt gemaakt is tussen het zogenoemde ‘enkele eigenschapmodel’, het ‘meervoudige eigenschapmodel’ en het ‘eliminatie-model’ (Hockenbury & Hockenbury, 2006; Tversky, 1972).

• Het enkele eigenschapmodel gaat ervan uit dat je bij een keuze uit verschillende alternatieven slechts één belangrijke eigenschap kiest en je beslissing daarop baseert
• Bij het meervoudige eigenschapmodel kies je eerst verschillende relevante criteria en weeg je daarna de voors en tegens zorgvuldig af, bijvoorbeeld met behulp van een scorelijst of puntensysteem
• Het eliminatiemodel gaat ervan uit dat je alle alternatieven in een keer evalueert op basis van je belangrijkste criterium. Enkele alternatieven vallen dan af. Vervolgens herhaal je het proces op basis van een tweede belangrijk criterium. Dit proces herhaal je tot er nog maar één alternatief overblijft.

Tot slot zijn er besluitvormingsstrategieën die zich primair richten op anderen binnen de groep: bijvoorbeeld de strategie waarbij je de mening van de meerderheid volgt, degenen volgt die veranderbereid zijn of juist helemaal niet, je op zoek naar een autoriteit binnen (of buiten) de groep, of de strategie waarbij je op zoek gaat naar consensus binnen de groep (Ellis & Fisher, 1990).

Deze verschillende strategieën vormen de input voor het spel ‘Theater van Besluit’. Voor het spel hebben we de volgende zes besluitvormingsstrategieën geformuleerd.

• Maximaliseren: je kijkt secuur naar de voor- en nadelen van elke optie en neem je tijd om te bepalen welke optie het meeste voordeel heeft
• Adequaat: je beslist van tevoren aan welke minimale eis een optie moet voldoen en kiest de eerste optie waarvoor dit geldt
• Preselectie: je identificeert de belangrijkste eigenschap waaraan de keuze moet voldoen en kiest op basis daarvan de beste optie. Als meerdere opties aan deze criteria voldoen, herhaal je het proces totdat er één optie overblijft
• Elimineren: je bepaalt criteria die je gebruikt om opties af te wegen. Laat op basis van die criteria een voor een de opties afvallen, totdat er één overblijft
• Autoriteit: je bepaalt welke persoon in de groep het meest gekwalificeerd is om over het besproken onderwerp een beslissing te maken en volgt deze persoon in zijn keuze
• Consensus: jouw prioriteit is dat iedereen tot dezelfde beslissing komt. De inhoudelijke keuze van de optie is minder belangrijk.